Het grote gemis van de publieke sector | Een Heldere Zaak

Het grote gemis van de publieke sector

Duurzaam verbeteren met Lean Management en Systemische Interventies

David Koppes & Marieke van Voorn

De 21e eeuw staat de overheid voor grote uitdagingen. Vraagstukken worden ongrijpbaarder en antwoorden kunnen niet langer worden gevonden binnen de vertrouwde systemen, die vaak gebaseerd zijn Webers stokoude bureaucratiemodel. Door technologisering en de toenemende complexiteit van maatschappelijke verbanden lopen overheidsorganisaties hopeloos vast. De reflex is een bekend patroon: meer toezicht, meer controle. De verstikkende werking die hier van uitgaat drijft publieke organisaties meer en meer weg van haar essentie om dienstbaar te zijn aan burgers en de maatschappij. Het vertrouwen in de overheid neemt zo af en medewerkers raken minder betrokken. Kortom, de toegevoegde waarde van de publieke sector komt in gevaar.

Zowel rationele processen in de bovenstroom van de organisatie (systemen en structuur), als niet-rationele processen (cultuur en waardenpatronen) in de onderstroom zijn hevig toe aan frisse lucht. De ramen moeten open, de kussens opgeschud en grondig opgeruimd. In dit blog laten we zien dat een combinatie van Lean management en systemisch werken dát in beweging krijgt.

Lean & Clear

Lean is een filosofie en werkwijze waarin men continu streeft naar kennis en wijsheid om het hoogst haalbare te creëren. Het is een niet aflatend proces dat volharding, inzicht in mensen en processen én overzicht over het geheel vereist. Met Lean ontstaat -hernieuwde- ruimte voor ambtelijk vakmanschap en leiderschap dat koers bepaalt en dienend is aan de bedoeling. Het creëert een omgeving waar leren, experimenteren en ervaren mogelijk wordt, waardoor vakmanschap groeit evenals de effectiviteit van het geheel. Systemisch werken geeft dat diepgaande inzicht en overzicht in wat er speelt in de onderstroom en zet de energie in beweging. Samen creëren ze een lean & clear business. Alert, energiek en eenheidsbewust. Noodzakelijke voorwaarden voor de effectiviteit en wendbaarheid van organisaties, juist in de publieke sector.

Wankel fundament

Publieke organisaties hebben echter vooralsnog geen vanzelfsprekende gerichtheid op effectiever werken. Het fundament van de overheid wankelt door een gebrek aan samenhang en gezamenlijkheid (los zand), door het verbloemen van de realiteit met mooie woorden, schier onmogelijke plannen, halve waarheden (drijfzand), door vastgeroeste patronen die teams onverzettelijk maken (leemlaag) of door oud zeer als gevolg van averechts werkende ‘beste’ bedoelingen (drassig moeras).

De sociale onveiligheid die dit met zich meebrengt, maakt duurzame samenwerking en dús een effectief opererende overheid onmogelijk. Want op een sociaal onveilig fundament gaan mensen marchanderen met hun verantwoordelijkheid om voor zichzelf een (schijn)veilige situatie te creëren. Beschermingsmechanismen maken dat mensen niet meer hun eigen verantwoordelijkheid (volledig) dragen en zich indekken. Juist in een omgeving waar burgers en de politiek toekijken, is de kans op nog meer krampachtigheid groot. Deze vicieuze cirkel zet continu verbeteren en vitaliseren hevig onder druk.

Toepassing van Lean Management heeft binnen de publieke sector bovendien nog enkele extra uitdagingen. Zo is een begrip als klantwaarde lastig toe te passen bij gedwongen winkelnering, is het werken in functionele kolommen een onmogelijkheid voor eenheid en is juridisering vaak belangrijker dan belangen van burgers. Tevens staat de veelal methodische manier waarop Lean wordt toegepast ver af van de Japanse filosofische werkwijze.

Er is hoop. Terug naar de filosofische wortels van Lean, een systemisch intelligente werkwijze.

Hoofd & hart verbinden

Vitale, slanke en wendbare organisatiesystemen hebben een gezond lichaam en zijn geestelijk opgeruimd. Er wordt op een holistische, harmonieuze wijze georganiseerd met veel beslissingsruimte zo laag mogelijk in de organisatie. Dit geeft flexibiliteit en autonomie.

Om een gezonde organisatie te worden én blijven is belangrijk om te starten met het verruimen van bewustzijn op drie lagen, zoals keten- en eenheidsbewustzijn (alles hangt met elkaar samen), maar ook een besef van identiteit en bestaansrecht en van het hogere doel (wie zijn we en wat is onze opdracht) is belangrijk, evenals het besef dat onderstroom veel invloed heeft op de reële, zichtbare werkelijkheid (ijsberg).

Essentieel bij het besturen van een overheidsorganisatie is om de niet-rationele processen in de onderstroom bewust te beïnvloeden, omdat deze voor zeker 90% bepalend is voor het denken en handelen. Het succes van elk systeem is dus sterk afhankelijk van de ‘geestelijke gezondheid’ van haar fundament.

Systemisch kijken en interveniëren, zoals met organisatieopstellingen, kan een heldere diagnose stellen over waar de disbalans in het organisatiesysteem zich bevindt. Vaak is het een combinatie van rationele en niet-rationele processen, zoals detectie van zichtbare blokkades (disfunctionele processen, procedures of andere weeffouten) in het systeem. Met onderkennen, erkenning en heel-maken van gestolde angst, woede of verdriet in de onderstroom, wordt het systeem opgeschud en opgeruimd. Systemische interventies maken inzichtelijk, overzichtelijk en zet het systeem in beweging.

Wij vinden het de hoogste tijd dat verspilling van tijd, talent en belastinggeld binnen de publieke sector aan banden wordt gelegd. Overheidsinstanties kunnen efficiënter en effectiever klantwaarde toevoegen, wanneer zij slank, gezond en wendbaar zijn, zonder onnodige structuur-weeffouten en emotionele stolsels.

Deze column werd in juli 2017 gepubliceerd op www.ManagementSite.nl